GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ TÀI LIỆU VÀ NỘI DUNG SỐ DOANH NGHIỆP E2 ECM

May 9, 2022 | Blogs VN

GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ TÀI LIỆU VÀ NỘI DUNG SỐ DOANH NGHIỆP E2 ECM

Cung cấp giải pháp thông minh giúp kiểm soát nội dung và giảm thiểu việc phân hóa tài liệu rời rạc

LIÊN HỆ DEMO!

E2 ECM

Trong doanh nghiệp, ngoài việc phát sinh hàng nghìn tài liệu mỗi tháng, tài liệu còn bị lưu trữ phân tán theo từng cá nhân, phòng ban riêng, và có thể được lưu trữ trong máy tính cá nhân, ổ đĩa di động, ổ đĩa cloud cá nhân, trong bộ nhớ điện thoại, email, … dẫn đến việc truy xuất tài liệu gặp nhiều khó khăn. Chính vì vậy, E2 ECM – một hệ thống quản lý tài liệu hiện đại, kết hợp với số hóa tài liệu sẽ giải quyết các vấn đề trên và còn cung cấp cho doanh nghiệp nhiều tính năng hơn thế nữa.

Quản lý tài liệu

Tất cả tài liệu của doanh nghiệp được lưu trữ trên cùng một hệ thống duy nhất

Hạn chế sự phân tán tài liệu từ nhiều nguồn lưu trữ gây khó tìm.
Hỗ trợ công cụ lưu trữ và xem trực tuyến tất cả các loại tài liệu, giúp dễ dàng đọc, thay đổi, phân phối.
Giải phóng không gian phòng lưu trữ giấy vật lý, tiết kiệm chi phí từ việc in ấn, lưu trữ.

Tìm kiếm

Công cụ tìm kiếm tài liệu như một “Google” trên mọi giao diện

Hệ thống cung cấp công cụ tìm kiếm “mạnh mẽ” cho phép truy xuất tài liệu theo tiêu đề tài liệu, phân loại, loại, địa chỉ, tên khách hàng, số hoặc bất kỳ giá trị chỉ mục nào do người dùng xác định.
Các tính năng tìm kiếm có khả năng truy xuất nội dung liên quan đến nhau nhanh hơn; thực hiện nhóm (group) các tệp liên quan dựa trên nội dung của chúng.

Quản lý nội dung

Hệ thống thiết lập quá trình giám sát và phân loại thông tin (hoặc nội dung)

Giải pháp cung cấp một kho lưu trữ tập trung, số hóa và lưu trữ tất cả phiên bản tài liệu, bộ tài liệu ISO, hồ sơ hàng hóa, tài liệu phòng nghiên cứu, hợp đồng, hóa đơn, PO, BBBG… bao gồm tài liệu Office, hình ảnh, tệp CAD, đa phương tiện và hơn thế nữa; giúp quản lý thuận tiện hơn, giải phóng kho lưu trữ tài liệu in.

Cho phép người dùng phân quyền để tạo, sử dụng, chỉnh sửa, quản lý, xem xét, xuất bản, tìm kiếm và lưu trữ tài liệu trong cùng hệ thống và theo vai trò/ nhiệm vụ của từng phòng ban. Chức năng khóa những nội dung không cho phép truy cập khi cần thiết.

Quản lý quy trình

Thiết lập quy trình làm việc và tối ưu hóa khả năng quản lý nhóm tài liệu.

Số hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp trên hệ thống bằng cách cung cấp quy trình phê duyệt tài liệu cho các tài liệu cần, hiển thị các trạng thái cho tài liệu như: xem xét, phê duyệt, không được phê duyệt, chờ phê duyệt, không được phê duyệt.

Quy trình phê duyệt tài liệu cho phép gửi tài liệu đến một hoặc nhiều người dùng khác nhau. Người phê duyệt có thể phê duyệt hoặc từ chối tài liệu, nhận xét và phản hồi khi cần thiết.

Khả năng tích hợp

Tích hợp với các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp khác

Hỗ trợ tích hợp AD, tích hợp Microsoft Office, Google Docs, …Tích hợp trực tiếp với những giải pháp quản trị khác như ERP, Phần mềm kế toán, Quản lý bán hàng, … giúp tối ưu hóa vận hành và quản trị doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian, tối giản các bước làm việc.

Hệ thống tạo ra môi trường làm việc dễ dàng nhưng luôn đảm bảo những yêu cầu khó khăn của mỗi doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp kinh doanh tốt hơn.

XEM BROCHURE

LỢI ÍCH KHI DÙNG E2 ECM

Theo dõi tất cả thông tin tài liệu

Tiết kiệm chi phí vận hành

Tiết kiệm thời gian làm việc

Tăng năng suất, cải thiện dịch vụ

Giảm thiểu rủi ro thất lạc tài liệu

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU

PETROVIETNAM POWER:

Áp dụng: Giải pháp quản lý tài liệu và bản vẽ  E2 ECM:

  • Quản lý cấu trúc thư mục
  • Quản lý hồ sơ đấu thầu:
  • Quản lý phiên bản tài liệu, lịch sử tài liệu
  • Quản lý người dùng / phân quyền quản lý các đơn vị liên quan
  • Quản lý thư trao đổi thiết kế, Tài liệu thiết kế, Quản lý lần chuyển giao (Transmital)
  • Chức năng đọc file AutoCAD tích hợp online
  • Ứng dụng cho thiết bị di động

CÔNG TY TNHH TM&SX HUY VIỆT TÂY ĐÔ

Áp dụng:

  • Thiết lập quy trình phê duyệt
  • Quản lý cấu trúc thư mục
  • Quản lý phiên bản tài liệu
  • Quản lý lịch sử tài liệu, truy vết:
  • Quản lý người dùng / phân quyền
  • Áp dụng Quy trình đề xuất mua sắm phòng sản xuất và Phê duyệt mua sắm
  • Quản lý thư trao đổi thiết kế, Tài liệu thiết kế, Quản lý lần chuyển giao (Transmital)

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức “giải pháp cho thuê” – E2 ECM SaaS trên nền tảng đám mây. Với phiên bản ECM này, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn về chi phí. Ưu điểm của phiên bản này đáng được quý công ty cân nhắc:

  • Dịch vụ linh hoạt: người dùng chỉ trả tiền cho các tài nguyên dữ liệu mà họ cần.
  • Chi phí đầu tư IT thấp: yêu cầu kỹ thuật và hỗ trợ IT ít hơn nhiều so với việc triển khai tại chỗ.
  • Nâng cấp hệ thống: nâng cấp hệ thống thuận tiện, thêm bớt user và cũng được tích hợp các công nghệ mới nhanh hơn và ít rủi ro hơn.

Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để bắt đầu cuộc trò chuyện với các chuyên gia về số hóa tài liệu và hệ thống phần mềm quản lý quản lý tài liệu giúp bạn với nhu cầu quản lý tài liệu của mình hiệu quả nhất, tiết kiệm nhất!

Liên hệ chúng tôi để demo E2 ECM ngay hôm nay!

LIÊN KẾT