Our Blogs
News
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TÀI LIỆU
QUẢN LÝ TÀI LIỆU TỪ XA
AVENUE JSC | ECM
Thế giới nói chung, Việt Nam nói riêng, đang đối mặt với đại dịch COVID-19, đang làm ảnh hưởng vô cùng lớn đến nền kinh tế và cách vận hành kinh doanh của các doanh nghiệp. Trong những thời điểm khó khăn như giãn cách xã hội, các doanh nghiệp buộc phải thay đổi cách vận hành để chấp hành tốt các quy định của Chính phủ, như cho phép các nhân sự làm việc tại nhà, giãn cách ngay tại văn phòng, hạn chế tiếp xúc.
Nhờ vào giải pháp quản lý tài liệu, các nhà quản lý cấp cao có thể duyệt mọi đề xuất ngay tại nhà, tìm kiếm mọi tài liệu cần thiết ở bất cứ đâu, bằng thiết bị máy tính hoặc di động, theo dõi tiến độ công việc của nhân viên, theo dõi những sự thay đổi ngay tức thì… Số hóa tài liệu chính là một giải pháp hỗ trợ cho việc quản lý từ xa trở nên hiệu quả, sát sao và tối ưu chi phí nhất.
Post webinar: Optimise your operation management with Maximo EAM
Our webinar was highly recommended among manufacturing community and had more than 50 attendees to join with us. For who missed the chance to join the webinar, you can access…
5 cách hệ thống Quản lý Tài sản (EAM) trợ giúp giãn cách xã hội
Đối với các ngành công nghiệp trên thế giới, hệ thống quản lý tài sản EAM là công cụ được sử dụng để trợ giúp nhà máy đáp ứng quy định giãn cách xã hội trong các sự kiện toàn cầu như COVID-19.
Thiết lập quy trình làm việc ngay trên hệ thống-Phối hợp công việc hiệu quả
Nhờ vào việc áp dụng các quy trình kinh doanh hiện tại ngay trên hệ thống, hỗ trợ tối ưu khi tích hợp Chữ ký điện tử trên hệ thống; đã hỗ trợ nhà quản lý cấp cao duyệt mọi đề xuất, hợp đồng… ngay lập tức trên hệ thống của giải pháp.
Tập trung các nhiệm vụ công việc cần hoàn thành trên các tài liệu, hồ sơ, dự án và nhanh chóng gửi đến các nhân sự liên quan từ mọi phía của dự án.Lên lịch làm việc, theo dõi tiến độ, phân biệt các nhóm nhiệm vụ và gửi thông báo các nhiệm vụ, thông báo sự thay đổi qua email cho tất cả nhân sự.
Lên lịch làm việc, theo dõi tiến độ, phân biệt các nhóm nhiệm vụ và gửi thông báo các nhiệm vụ, thông báo sự thay đổi qua email cho tất cả nhân sự.
LIÊN KẾT
Tìm kiếm hàng nghìn tài liệu dù ở bất cứ đâu
Giải pháp cung cấp cho người quản lý và nhân sự công cụ tìm kiếm nâng cao, tìm kiếm như “Google”, giúp nhanh chóng tìm kiếm tài liệu trên hệ thống quản lý. Tìm kiếm lập tức từ hóa đơn, hợp đồng, đề xuất,… bằng máy tính, thiết bị di động theo tiêu đề, nội dung tài liệu,… hiển thị tất cả các tài liệu cần tìm, tài liệu liên kết.
Đối với những tài liệu được lưu trữ lâu năm trong phòng lưu trữ tài liệu, thông qua việc số hóa và lưu trữ trên hệ thống, người quản lý và nhân sự có thể tìm thấy bất kì tài liệu nào thông qua công cụ tìm kiếm này, tìm kiếm những tài liệu liên quan, hoặc tìm kiếm cả bộ hồ sơ nhanh chóng và an toàn.
|
Tiết kiệm chi phí Áp dụng ECM sẽ giúp nhân sự không cần phải mất nhiều thời gian để tìm tài liệu, giải phóng phòng lưu trữ tài liệu; hiệu quả làm việc có thể nhìn thấy ngay lập tức. Nhân sự không cần phải nhập thủ công các dữ liệu tài liệu in vào hệ thống như thông tin khách hàng, số hóa đơn… vào các phần mềm quản lý, hay file quản lý như trước; giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót. Tất cả các dữ liệu đều có thể tìm kiếm được ngay lập tức dựa trên giá trị của bất kỳ nội dung nào đã được đặt; điều này có nghĩa là nhân viên hay nhà quản lý bây giờ có thể tìm kiếm hóa đơn, hợp đồng, hồ sơ dự án cụ thể dựa theo thông tin của dữ liệu đã được thu thập mà không cần biết cách tổ chức các tệp hoặc tất cả các chi tiết cụ thể, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên của công ty. Thông tin chính xác sẽ được tìm thấy bất kể tệp được sắp xếp theo khách hàng hay theo ngày tháng hoặc vị trí. Trong bất kì địa điểm làm việc nào, nhà quản lý hay nhân viên đều có thể tuân thủ quy trình làm việc, thời gian hoàn thành, theo dõi tiến độ và thay đổi. |
Quản lý tất cả các phiên bản của tài liệu Quản lý vòng đời của tài liệu từ thời điểm tài liệu được tạo lần đầu tiên, trong suốt quy trình làm việc và các giai đoạn sửa đổi trong vòng đời hoạt động của chúng. Khi tài liệu không còn được sử dụng, chúng có thể được chuyển tự động hoặc thủ công vào kho lưu trữ điện tử (hồ sơ). Bất kể người quản lý hay nhân sự đang ở đâu, đều có thể cập nhật, quản lý và theo dõi tiến trình và sự thay đổi của tài liệu.
Áp Dụng Công Nghệ Ngoài phương thức đầu tư cho bản quyền phần mềm, doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ sử dụng trên cloud với hosting tại Việt Nam và sự hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp trong nước. Với hình thức này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, hạn chế rủi ro, giảm chi phí hạ tầng IT, đạt được hiệu quả cùng lúc với vậnhành (OPEX). |
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU
PETROVIETNAM POWER
Áp dụng: Giải pháp quản lý tài liệu và bản vẽ AVNUE E2 ECM:
- Quản lý cấu trúc thư mục
- Quản lý hồ sơ đấu thầu:
- Quản lý phiên bản tài liệu
- Quản lý lịch sử tài liệu, truy vết:
- Quản lý người dùng / phân quyền
- Quản lý các đơn vị liên quan và tình trạng tài liệu
- Quản lý thư trao đổi thiết kế, Tài liệu thiết kế, Quản lý lần chuyển giao (Transmital)
- Chức năng đọc file AutoCAD tích hợp online
- Ứng dụng cho thiết bị di động
CÔNG TY TNHH TM&SX HUY VIỆT TÂY ĐÔ
Áp dụng:
- Thiết lập quy trình phê duyệt
- Quản lý cấu trúc thư mục
- Quản lý phiên bản tài liệu
- Quản lý lịch sử tài liệu, truy vết:
- Quản lý người dùng / phân quyền
- Áp dụng Quy trình đề xuất mua sắm phòng sản xuất và Phê duyệt mua sắm
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức “giải pháp cho thuê” – Giải pháp AVENUE-ECM trên nền tảng đám mây. Với phiên bản ECM này, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn về chi phí. Ưu điểm của phiên bản này đáng được quý công ty cân nhắc:
- Dịch vụ linh hoạt: người dùng chỉ trả tiền cho các tài nguyên dữ liệu mà họ cần.
- Chi phí đầu tư IT thấp: yêu cầu kỹ thuật và hỗ trợ IT ít hơn nhiều so với việc triển khai tại chỗ.
- Nâng cấp hệ thống: nâng cấp hệ thống thuận tiện, thêm bớt user và cũng được tích hợp các công nghệ mới nhanh hơn và ít rủi ro hơn.
Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để bắt đầu cuộc trò chuyện với các chuyên gia về số hóa tài liệu và hệ thống phần mềm quản lý quản lý tài liệu giúp bạn với nhu cầu quản lý tài liệu của mình hiệu quả nhất, tiết kiệm nhất!