Giải pháp Quản lý Nội dung Doanh Nghiệp ECM

Oct 14, 2021 | Blogs VN

Our Blogs

News

TRỞ VỀ BLOGS

Giải pháp Quản lý Nội dung ECM 

Không chỉ đơn thuần là phần mềm quản lý tài liệu.

AVENUE-ECM

Vượt xa những tính năng của một công cụ quản lý tài liệu chúng ta đã sử dụng trước đây, Giải pháp quản lý nội dung ECM mang đến những tính năng vượt trội nhằm hỗ trợ việc quản lý vận hành hiệu quả, quản lý và sử dụng nội dung toàn doanh nghiệp một cách dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Giải pháp quản lý nội dung Enterprise Content Management (ECM) không chỉ là nơi lưu trữ tài liệu tập trung mà còn hơn thế nữa…

Giải pháp quản lý nội dung Enterprise Content Management (ECM) là gì?

Giải pháp Quản lý nội dung Doanh nghiệp (ECM) cung cấp một hệ thống phần mềm quản lý toàn bộ nội dung của tổ chức, bao gồm tài liệu Word, Excel, PDF, Email… và hình ảnh được scan; từ khi được tạo ra, thay đổi, sử dụng cho đến khi xóa bỏ hoặc lưu trữ dài hạn. Giải pháp giúp giảm thiểu rủi ro, tăng năng suất làm việc và hiệu quả quản lý thông qua việc loại bỏ các nhiệm vụ dựa trên giấy tờ và tổ chức số hóa  các quy trình hiện hành.

Giải pháp ECM bao gồm 2 khối tính năng lớn: Khối thực hiện việc thu thập thông tin phi cấu trúc và Khối quản lý những thông tin thu thập

 

 

⇒ Khối thực hiện việc thu thập thông tin phi cấu trúc, bao gồm:

  • Thu nhận (Capture): Scan tài liệu hoặc import file nếu không cần scan, thực thi online/online, thu nhận từ fax server,… 
  • Phân loại (Classify): Tài liệu được thu nhận vào có thể phân loại theo cách thủ công hoặc tự động (hệ thống có khả năng tự nhận dạng tài liệu và “học” cách phân loại).
  • Bóc tách (Extract): Thông tin trên tài liệu được bóc tách bằng các công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR)
  • Kiểm tra (Validate): người dùng có thể kiểm tra lại và chỉnh sửa các thông tin đã được bóc tách tự động.
  • Phân phối (Deliver): Thông tin được thu nhận và thông tin được bóc tách có thể được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các kho chứa khác. 

⇒ Khối quản lý những thông tin thu thập:

  • Quản lý văn bản: quản lý phiên bản, liên kết tài liệu, thư mục ảo,…
  • Quản lý luồng công việc: tạo luồng xử lý công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lý.
  • Chính sách lưu trữ dữ liệu:thiết lập chính sách lưu giữ đối với từng loại thông tin, đảm bảo tính tuân thủ các chuẩn mực tài chính kế toán.
  • Quản lý vòng đời: định nghĩa vòng đời từ khi khởi tạo cho tới khi hủy hoàn toàn thông tin, cho phép tự động dịch chuyển nội dung sang các tầng lưu trữ khác nhau (tier storage) tùy theo trạng thái của thông tin, hỗ trợ nén và chống trùng lặp. 
  • Cơ chế caching: cho phép giảm kết nối lên trung tâm, tăng tốc độ tìm kiếm và truy cập tài liệu tại các điểm ở xa (chi nhánh).
  • Bảo mật: Authentication (AD, Tivoli,…), Authorization (ACLs), Auditing (FDA 21 CFR), mã hóa, chữ ký số, hủy hoàn toàn. 
  • Đánh chỉ mục và tìm kiếm: cho phép tìm kiếm dễ dàng tài liệu bằng các thao tác đơn giản và trực quan.
  • Báo cáo thống kê: xây dựng, kết xuất các thống kê về tài liệu một cách nhanh chóng.

Giải pháp quản lý nội dung ECM – Không chỉ là nơi lưu trữ tài liệu tập trung mà còn hơn thế nữa…

Giải pháp Quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) liên quan đến việc quản lý thông tin/ nội dung của toàn doanh nghiệp phi cấu trúc ở dạng điện tử  như thư/ email, hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ kế toán, hồ sơ nghiên cứu, hồ sơ kinh doanh, tài liệu điện tử khác hay những file dạng ảnh, video,…  Điểm quan trọng chính là Giải pháp ECM bao gồm tất cả việc của phần mềm quản lý tài liệu đã quen thuộc trước đây, không chỉ  thu thập, phân loại, chia sẻ, lưu trữ và phân phối các tài liệu mà còn phân tách chúng, xử lý nội dung thành các cơ sở dữ liệu và lưu trữ chúng..

Ngoài ra, ECM còn bao gồm các quy trình làm việc liên quan đến phê duyệt và phân phối tài liệu như đề xuất mua sắm, đề xuất thanh toán, đề xuất duyệt hợp đồng,… Sự gia tăng mỗi ngày của các tài liệu, tệp khác như hình ảnh, video cũng được thực hiện trong các quy trình để đáp ứng tối đa việc quản lý và làm việc với các thông tin/ nội dung doanh nghiệp..

ĐẶT HẸN DEMO!

LIÊN KẾT

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU

PETROVIETNAM POWER

Áp dụng: Giải pháp quản lý tài liệu và bản vẽ AVNUE E2 ECM:

  • Quản lý cấu trúc thư mục
  • Quản lý hồ sơ đấu thầu:
  • Quản lý phiên bản tài liệu
  • Quản lý lịch sử tài liệu, truy vết:
  • Quản lý người dùng / phân quyền
  • Quản lý các đơn vị liên quan và tình trạng tài liệu
  • Quản lý thư trao đổi thiết kế, Tài liệu thiết kế, Quản lý lần chuyển giao (Transmital)
  • Chức năng đọc file AutoCAD tích hợp online
  • Ứng dụng cho thiết bị di động

 

 

CÔNG TY TNHH TM&SX HUY VIỆT TÂY ĐÔ

Áp dụng:

  • Thiết lập quy trình phê duyệt
  • Quản lý cấu trúc thư mục
  • Quản lý phiên bản tài liệu
  • Quản lý lịch sử tài liệu, truy vết:
  • Quản lý người dùng / phân quyền
  • Áp dụng Quy trình đề xuất mua sắm phòng sản xuất và Phê duyệt mua sắm

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức “giải pháp cho thuê” – Giải pháp AVENUE-ECM trên nền tảng đám mây. Với phiên bản ECM này, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn về chi phí. Ưu điểm của phiên bản này đáng được quý công ty cân nhắc:

  • Dịch vụ linh hoạt: người dùng chỉ trả tiền cho các tài nguyên dữ liệu mà họ cần.
  • Chi phí đầu tư IT thấp: yêu cầu kỹ thuật và hỗ trợ IT ít hơn nhiều so với việc triển khai tại chỗ.
  • Nâng cấp hệ thống: nâng cấp hệ thống thuận tiện, thêm bớt user và cũng được tích hợp các công nghệ mới nhanh hơn và ít rủi ro hơn.

Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để bắt đầu cuộc trò chuyện với các chuyên gia về số hóa tài liệu và hệ thống phần mềm quản lý quản lý tài liệu giúp bạn với nhu cầu quản lý tài liệu của mình hiệu quả nhất, tiết kiệm nhất!

Xem chi tiết E2 ECM

Liên hệ tư vấn Giải pháp quản lý nội dung AVENUE ECM.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU

PETROVIETNAM POWER

Áp dụng: Giải pháp quản lý tài liệu và bản vẽ AVNUE E2 ECM:

  • Quản lý cấu trúc thư mục
  • Quản lý hồ sơ đấu thầu:
  • Quản lý phiên bản tài liệu
  • Quản lý lịch sử tài liệu, truy vết:
  • Quản lý người dùng / phân quyền
  • Quản lý các đơn vị liên quan và tình trạng tài liệu
  • Quản lý thư trao đổi thiết kế, Tài liệu thiết kế, Quản lý lần chuyển giao (Transmital)
  • Chức năng đọc file AutoCAD tích hợp online
  • Ứng dụng cho thiết bị di động

 

 

CÔNG TY TNHH TM&SX HUY VIỆT TÂY ĐÔ

Áp dụng:

  • Thiết lập quy trình phê duyệt
  • Quản lý cấu trúc thư mục
  • Quản lý phiên bản tài liệu
  • Quản lý lịch sử tài liệu, truy vết:
  • Quản lý người dùng / phân quyền
  • Áp dụng Quy trình đề xuất mua sắm phòng sản xuất và Phê duyệt mua sắm

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức “giải pháp cho thuê” – Giải pháp AVENUE-ECM trên nền tảng đám mây. Với phiên bản ECM này, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn về chi phí. Ưu điểm của phiên bản này đáng được quý công ty cân nhắc:

  • Dịch vụ linh hoạt: người dùng chỉ trả tiền cho các tài nguyên dữ liệu mà họ cần.
  • Chi phí đầu tư IT thấp: yêu cầu kỹ thuật và hỗ trợ IT ít hơn nhiều so với việc triển khai tại chỗ.
  • Nâng cấp hệ thống: nâng cấp hệ thống thuận tiện, thêm bớt user và cũng được tích hợp các công nghệ mới nhanh hơn và ít rủi ro hơn.

Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để bắt đầu cuộc trò chuyện với các chuyên gia về số hóa tài liệu và hệ thống phần mềm quản lý quản lý tài liệu giúp bạn với nhu cầu quản lý tài liệu của mình hiệu quả nhất, tiết kiệm nhất!

Xem chi tiết E2 ECM

Liên hệ tư vấn Giải pháp quản lý nội dung AVENUE ECM.