Truy xuất nguồn gốc: khái niệm, lợi ích và phương thức

Truy xuất nguồn gốc là khả năng theo dõi một sản phẩm hoặc mặt hàng trong suốt chuỗi cung ứng của nó, từ nguồn cung đến người tiêu dùng cuối cùng. Truy xuất nguồn gốc giúp tăng tính an toàn sản phẩm và niềm tin của người dùng bằng cách hỗ trợ các doanh nghiệp xác định nguồn gốc của nhiễm bẩn hoặc khiếm khuyết trong các sản phẩm, thực hiện các biện pháp can thiệp có mục đích và thu hồi sản phẩm hiệu quả, đồng thời tăng tính minh bạch về nguồn gốc và cách xử lý sản phẩm.

Truy xuất nguồn gốc là gì?

Truy xuất nguồn gốc là theo dõi và truy vết hàng hóa trong các khâu từ sản xuất đến phân phối, từ thời điểm chúng tham gia chuỗi cung ứng đến lúc chúng đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Điều đó nghĩa là tất cả mọi quá trình liên quan đến hàng hóa đều để lại thông tin và dấu vết, tạo nên tính minh bạch và trách nhiệm giải trình cũng được đẩy mạnh hơn, vì nó cho phép các bên liên quan xác định và khắc phục mọi rủi ro hay vấn đề tiềm ẩn phát sinh trong vòng đời của sản phẩm.

Khả năng truy xuất nguồn gốc giúp các công ty dễ dàng xác định chính xác vấn đề nằm ở đâu và tiến hành thu hồi sản phẩm bất cứ khi nào phát hiện lỗi trong lô hàng. Có các hồ sơ lưu trữ các thông tin truy xuất nguồn gốc hiệu quả cũng có thể mang lại cho công ty khả năng tránh các lỗi không phù hợp của sản phẩm.

Ngày nay, truy xuất nguồn gốc là một khía cạnh quan trọng trong kinh doanh, đặc biệt là các ngành như thực phẩm, chăm sóc sức khỏe, ô tô… chỉ cần sai một li là đi một dặm. Vì vậy, truy xuất nguồn gốc nên được là sự ưu tiên hàng đầu của tất cả các nhà sản xuất hiện nay, bất kể họ thuộc ngành gì hay các quy định luật lệ của họ ra sao.

Ngoài giải quyết các lỗi không nên có, truy xuất nguồn gốc còn giúp cải thiện các tính năng và hiệu quả làm việc bằng cách tạo các dữ liệu về hiệu năng, chi phí, quá trình đến tay người tiêu dùng… trong quản lý kho, truy xuất nguồn gốc cho phép doanh nghiệp biết các thông tin về vị trí, số lượng, ngày hết hạn… của các nguyên vật liệu và hàng hóa trong thời gian thực.

Tổ chức tiêu dùng quốc gia ISO (International Organization for Standardization) đã phát triển một số tiêu chuẩn để giải quyết các vấn đề về truy xuất nguồn gốc trong những ngành công nghiệp khác nhau, bao gồm chuẩn ISO 2205, ISO 9001 ISO 22005, ISO 9001, ISO/TS 22002-1, and ISO/IEC 17025.

Các lợi ích mà truy xuất nguồn gốc mang lại

Đạt được khả năng truy xuất nguồn gốc mang lại một số lợi ích có thể giúp công ty có lợi thế cạnh tranh so với đối thủ, dưới đây là một số trong các lợi ích mà nó mang lại:

Các lợi ích từ truy xuất nguồn gốc

Tuân thủ quy định 

Việc thực hiện các giải pháp truy xuất nguồn gốc trong sản xuất đảm bảo tuân thủ tốt hơn các quy định vì nó cung cấp dữ liệu toàn diện và minh bạch, các nhà sản xuất đáp ứng các quy định và các yêu cầu pháp lý tốt hơn.

Cải thiện chất lượng sản phẩm 

Truy xuất nguồn gốc góp phần tăng cường nâng cao chất lượng sản phẩm bằng việc hỗ trợ các doanh nghiệp theo dõi và phân tích từng bước một trong quy trình sản phẩm. Điều này cho phép họ kịp thời xác định những vấn đề tiềm ẩn và thực hiện các biện pháp khắc phục, giúp cải thiện khả năng nhất quán trong chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng.

 Giảm thiểu chi phí

Truy xuất nguồn gốc giúp giảm chi phí bằng cách giảm thiểu tối đa lỗi, sự lãng phí và làm lại sản phẩm. Việc theo dõi và dự báo chính xác mức hàng hóa trong kho cũng giúp tối ưu hóa việc kiểm soát và bổ sung hàng, giúp phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí.

 Tinh gọn quản lý kho

Truy xuất nguồn gốc tạo điều kiện cho việc quản lý kho một cách hợp lý. Các nhà sản xuất có thể theo dõi chính xác mức tồn kho, vị trí và sử dụng hàng hóa cho việc gì, giúp kiểm soát kho hiệu quả, lưu trữ tối ưu hóa và giảm chi phí lưu kho.

 Cải thiện danh tiếng thương hiệu. 

Bằng cách cung cấp các sản phẩm đáng tin cậy và có thể truy xuất nguồn gốc giúp các nhà sản xuất có thể cải thiện được danh tiếng của mình trong mắt người tiêu dùng. Truy xuất nguồn gốc giúp nâng cao uy tín và độ tin cậy trên thị trường, làm gia tăng niềm tin đối với khách hàng và nhận thức tích cực về thương hiệu.

 Giữ chân khách hàng 

Việc thực hiện truy xuất nguồn gốc góp phần giữ chân khách hàng tốt hơn. Bằng cách cung cấp tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong quá trình sản xuất, lòng tin, lòng trung thành và mối quan hệ lâu dài được xây dựng của nhà sản xuất với khách hàng. 

 Trả hàng và thu hồi dễ dàng 

Truy xuất nguồn gốc khiến việc trả lại và thu hồi dễ dàng hơn vì các sản phẩm hoặc lô hàng lỗi cụ thể có thể được xác định và “cách ly” nhanh chóng. Điều này giảm thiểu gián đoạn, tạo điều kiện xử lý hàng bị hoàn trả hiệu quả và đảm bảo quản lý thu hồi kịp thời.

 Cải tiến liên tục

Truy xuất nguồn gốc thúc đẩy cải tiến liên tục bằng cách cung cấp dữ liệu có giá trị và các hiểu biết về quy trình sản xuất. Các nhà sản xuất có thể phân tích thông tin đã thu thập để xác định các khu vực cần tối ưu hóa, thực hiện các cải tiến quy trình và thúc đẩy các cải tiến liên tục về hiệu suất và chất lượng.

Làm thế nào để truy xuất nguồn gốc

Trong sản xuất, để đạt được khả năng truy xuất nguồn gốc nội bộ, bạn phải theo dõi tất cả nguyên liệu thô, hàng kho WIP, thành phẩm, khu sản xuất, công nhân trong nhà máy cũng như bất kỳ bên nào khác trực tiếp xử lý sản phẩm. Điều này có nghĩa là đánh dấu số hàng trong kho, ghi lại các quy trình sản xuất và xử lý kho.

Có hai loại theo dõi kho: theo dõi lô hàng và theo dõi số sê-ri. 

Theo dõi lô hàng thường sử dụng trong các trường hợp xử lý hàng hóa với số lượng lớn (nghĩa là hàng hóa được sản xuất theo quy trình như thực phẩm, dược phẩm, vải, v.v.) trong khi theo dõi số sê-ri được sử dụng khi xử lý các mặt hàng lẻ (tức là hàng hóa được sản xuất rời rạc như đồ điện tử, đồ nội thất, v.v. cũng như các bộ phận và các thành phần).

Cho dù trường hợp nào xảy ra, để hệ thống theo dõi hoạt động bình thường, tất cả các SKU cần được phân bổ tại các khu vực cụ thể trong nhà kho hoặc phòng chứa, từng mặt hàng riêng lẻ phải được dán nhãn chính xác và mỗi hoạt động của kho hàng cũng cần được ghi lại .

Theo dõi số lô

Trong việc theo dõi lô hàng, số lô được gán cho từng lô hàng được sản xuất hoặc được mua, để truy nguồn, số lượng, giá trị, ngày hết hạn, giấy chứng nhận phù hợp và các thông tin cần thiết khác. Khi phát hiện một phần của lô hàng bị lỗi (ví dụ: một khách hàng nói rằng ổ bánh mì họ mua ở siêu thị bị mốc), sẽ dễ dàng biết được đó là của lô hàng nào và các phần khác của cùng lô hàng đó ở đâu.

Ví dụ: một lô nguyên liệu thô được mua và nó được gán số L-001 và hàng hóa được dán nhãn tương ứng. Những nguyên liệu thô này được sử dụng trong hai lần sản xuất, các sản phẩm từ lần 1 được gán số lô L-002 và lần thứ hai có số L-003. Những sản phẩm này có thể được giao cho hàng trăm khách hàng và ghi chính xác lô sản phẩm được sản xuất từ lô nguyên liệu nào nào, từ lô L-002 hoặc L-003.

Trong trường hợp nhà sản xuất biết rằng đã có vấn đề với những nguyên liệu thô này, thì bạn có phương tiện để xác định hoạt động sản xuất mà những nguyên liệu thô này được sử dụng cụ thể. Và nếu cần, bạn có thể xác định khách hàng nào đã nhận những sản phẩm đó để thu hồi. Điều này được gọi là truy xuất nguồn gốc xuôi.

Ngoài ra, trong trường hợp khách hàng thông báo cho nhà sản xuất về một vấn đề với sản phẩm, bạn có thể theo dõi lại từng bước và xác định xem có vấn đề gì xảy ra – cho dù đó là trong quá trình vận chuyển, trong quá trình sản xuất hay điều gì đó liên quan đến nguyên liệu thô. Sau đó, bạn có thể thực hiện hành động tương tự. Điều này được gọi là truy xuất nguồn gốc ngược.

Theo dõi số sê-ri

Trong trường hợp theo dõi số sê-ri, số sê-ri sẽ được gán cho từng mặt hàng chứ không phải nhóm mặt hàng. Điều này sẽ cho phép theo dõi các mặt hàng một cách riêng biệt, để quản lý các truy vấn, trả lại và sửa chữa, bảo hành hoặc bảo hiểm mặt hàng hiệu quả hơn.

Một số cấp độ về cách triển khai theo dõi số sê-ri.

• Chỉ gán số sê-ri cho thành phẩm trong khi theo dõi nguyên liệu thô theo số lô của chúng. Trong trường hợp này, bạn ghi lại mọi thứ xảy ra với từng mục được đánh số sê-ri.
• Chỉ gán số sê-ri cho các thành phần, theo dõi thành phần riêng lẻ nào đã được sử dụng trong các sản phẩm cụ thể.

Thông tin này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về trạng thái, vị trí và lịch sử của từng sản phẩm. Khi xử lý số lượng lớn sản phẩm có số sê-ri, cũng có thể sử dụng mã vạch và máy quét mã vạch, hoặc thậm chí cả RFID tags.

 Kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng được thực hiện để kiểm tra tiêu chuẩn của nguyên liệu thô, hàng tồn kho WIP và thành phẩm. Điều này có nghĩa là các thông số kỹ thuật rõ ràng đã thiết lập cho mỗi SKU được kiểm tra để so sánh các mặt hàng hữu hình với các mặt hàng lý tưởng. Cho dù theo dõi các mặt hàng theo lô hay theo số sê-ri, kết quả kiểm tra chất lượng đều được lưu trữ cùng với thông tin về lô và/hoặc số sê-ri.

Quản lý chất lượng được thực hiện khi tiếp nhận nguyên liệu thô từ các nhà cung cấp có thể phát hiện lỗi từ phía họ, trong khi các kiểm tra chất lượng sau một số quy trình nội bộ nhất định hoặc ở cuối dây chuyền sản xuất có thể chỉ ra các vấn đề trong cơ sở của chính doanh nghiệp.

Tuy nhiên, rất ít công ty có đủ khả năng để kiểm tra mọi mặt hàng mà họ nhận và sản xuất. Vì lý do đó, cần phải tính đến chi phí chất lượng và xác định mặt hàng nào có trị giá đến mức cần được kiểm tra chất lượng thường xuyên.

Kiểm soát khu vực và thực hiện báo cáo

Các báo cáo của nhân viên và khu sản xuất có thể cung cấp cho nhà sản xuất thông tin chi tiết về các quy trình sản xuất và cung cấp giấy tờ cần thiết cho phép truy ngược các lỗi và sự mâu thuẫn trong các sự kiện, con người hoặc bộ phận sản xuất cụ thể. Với các chính sách báo cáo thích hợp được áp dụng, bạn có thể nhận được thông tin chính xác về nguyên vật liệu được tiêu thụ, nhân viên được giao nhiệm vụ với các hoạt động khác nhau, việc sử dụng thiết bị, bất kỳ trục trặc nào trong quy trình, v.v.

Khi bạn xác định một nhân viên nào đó là nguyên nhân của những lỗi lặp lại, bạn có thể xem xét đào tạo thêm  hoặc chỉ định một nhân viên cấp cao giám sát và hướng dẫn nhân viên.

Truy xuất nguồn gốc bên ngoài

Đi xa hơn từ các quy trình nội bộ của bạn như sản xuất và kiểm kê, khả năng truy xuất nguồn gốc cũng có thể đạt được từ bên ngoài ở một mức độ nhất định. Ngoài việc truyền thông về chính sách truy xuất nguồn gốc giữa các nhà cung cấp và nhà phân phối của bạn, bạn cũng có thể thực hiện kiểm tra chất lượng trực tiếp sau khi nhận nguyên liệu và trực tiếp trước khi vận chuyển thành phẩm của mình. Điều này cho phép bạn giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi từ phía mình và sử dụng dữ liệu cụ thể để liên lạc với đối tác của mình về những điểm không nhất quán có thể do họ gây ra.

TÓM TẮT NHỮNG ĐIỂM CHÍNH TRONG BÀI:

• Truy xuất nguồn gốc có nghĩa là để lại dấu vết với từng hoạt động liên quan trực tiếp đến sản phẩm.
• Nó cho phép các công ty theo dõi các sự không nhất quán đến những sự kiện cụ thể, nhân viên hoặc các bộ phận của quy trình sản xuất, để tiến hành thu hồi và hoàn trả, đồng thời liên tục cải tiến quy trình, giảm thiểu hoàn toàn các vấn đề không phù hợp của sản phẩm.
• Mặc dù khả năng truy xuất nguồn gốc đặc biệt quan trọng trong các ngành được quản lý chặt chẽ, nhưng lợi ích của nó mở rộng cho tất cả các nhà sản xuất bất kể thị trường ngách cụ thể của họ.
• Để đạt được khả năng truy xuất nguồn gốc, các công ty cần theo dõi chính xác kho của họ và tất cả các hoạt động kho.

Nếu Quý khách có thêm thắc mắc nào khác về các giải pháp hoặc cần sắp xếp trình bày chi tiết hơn, vui lòng gửi email đến info@avenue-net.com hoặc liên hệ Ms Lê Bảo Kim – Sales & Marketing Manager – 0918 178 187.