Giải pháp quản lý
tài liệu AVENUE ECM
AVENUE ECM giúp tiết kiệm thời gian, thông suốt quy trình phê duyệt và tăng hiệu quả công việc bằng cách cấu trúc quy trình làm việc của tài liệu.
TỔNG QUAN AVENUE ECM
AVENUE ECM – giải pháp văn phòng số hóa không giấy
Phần mềm quản lý tài liệu Avenue ECM là giải pháp quốc tế với đầy đủ tính năng phong phú với giá cả phải chăng cho thị trường Việt Nam. Bộ tính năng của hệ thống AVENUE ECM (Enterprise Content Management) cung cấp cho việc quét tài liệu, chụp, lập chỉ mục, lưu trữ, tìm kiếm, lập phiên bản và xem xét và phê duyệt quy trình làm việc tài liệu. AVENUE ECM có thể được cài đặt cục bộ trên máy chủ của bạn để bảo mật toàn diện hoặc trên đám mây. Tích hợp với Microsoft Office, ECM hoạt động trên máy tính để bàn, trình duyệt và thiết bị di động của bạn. AVENUE ECM giúp các tổ chức dễ dàng cải thiện bảo mật, tăng cường tuân thủ, hợp lý hóa hoạt động, giảm thiểu việc sử dụng giấy đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
“Vượt xa những tính năng của một công cụ quản lý tài liệu chúng tôi đã sử dụng trước đây, Giải pháp quản lý nội dung ECM của Avenue giúp chúng tôi quản lý hiệu quả hơn các qui trình làm việc liên quan đến quá trình phê duyệt và phân phối tài liệu như đề xuất mua sắm, đề xuất thanh toán, đề xuất duyệt hợp đồng, v.v… Điểm quan trọng chính là sử dụng hệ thống ECM không chỉ giúp chúng tôi thu thập, phân loại, chia sẻ, lưu trữ và phân phối các tài liệu hiệu quả mà còn phân tách chúng, xử lý nội dung thành các cơ sở dữ liệu và lưu trữ cho toàn bộ công ty một cách chính xác, nhanh chóng.“
DỊCH VỤ
Dịch vụ số hóa trọn gói – văn phòng số hóa không giấy – “paperless office”!
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
Avenue đồng hành cùng các Doanh nghiệp, lắng nghe nhu cầu, vấn đề của từng doanh nghiệp. Tìm hiểu sâu quy mô, quy trình làm việc, số lượng phòng ban, các loại tài liệu, các dạn File tài liệu, các tính năng mà doanh nghiệp cần/ thiếu, cấu trúc quản lý thư mục, phương pháp triển khai phù hợp… để đưa đến những giải pháp theo sau phù hợp nhất đến Doanh nghiệp.
TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP
Triển khai Giải pháp quốc tế bằng Tiếng Anh, Tiếng Việt ngay tại Doanh nghiệp với đội ngũ kĩ thuật giàu kinh nghiệm, đạt được đầy đủ các Chứng nhận từ các Đối tác phần mềm. Sau 17 năm kinh nghiệm, chúng tôi đã thực hiện thành công hơn 200 dự án trong và ngoài nước trên 50 Doanh nghiệp Top đầu.
TƯ VẤN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
HỖ TRỢ Kỹ THUẬT
Hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp các dự án ngay tại Doanh nghiệp; luôn đảm bảo công tác hỗ trợ trực tuyến 24/7 cùng đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp, giàu kinh nghiêm; đảm bảo duy trì sự ổn định và cải thiện hệ thống tối đa cho Doanh nghiệp .
Vòng đời của tài liệu và hồ sơ
Quản lý tài liệu và tệp hồ sơ từ khi tạo ra đến khi lưu trữ
Thông tin đóng vai trò đặt biệt quan trọng đối với mọi tổ chức, trong thế giới ngày nay, các tài liệu và hồ sơ chủ yếu ở dạng điện tử và cần được kiểm soát từ khi tạo ra đến khi xử lý. Đây được gọi là “Vòng đời của tài liệu và hồ sơ”.
Phần mềm AVENUE ECM quản lý vòng đời của tài liệu từ thời điểm tài liệu được tạo lần đầu tiên, trong suốt quy trình làm việc và các giai đoạn sửa đổi trong vòng đời hoạt động của chúng. Khi tài liệu không còn được sử dụng, chúng có thể được chuyển tự động hoặc thủ công vào kho lưu trữ điện tử (hồ sơ).
Thông tin trên giấy và điện tử ở nơi làm việc đang phát triển với tốc độ không thể kiểm soát. Việc bảo mật thông tin và tuân thủ quy định khi cần thiết là rất khó khăn. Giải pháp “Văn phòng không giấy” của Avenue là an toàn, sẵn sàng tuân thủ, giảm chi phí và xây dựng hiệu quả quy trình.
*Picture source: Darthmouth University
TÍNH NĂNG NỔI BẬT
Quản lý vòng đời tài liệu và văn bản lưu trữ
Tổ chức & Quản lý
Tài liệu được cấu trúc và phân loại nhất quán, phù hợp với các mục tiêu kinh doanh của công ty & bản ngữ để làm cho các tài liệu có thể sử dụng dễ dàng. Gắn thẻ siêu dữ liệu được áp dụng cho tài liệu, cho phép điều hướng và phân phối nâng cao.
Tạo & Bản chụp
Vòng đời của tài liệu và bản ghi bắt đầu khi thông tin điện tử được tạo bởi người dùng trên máy tính hoặc được thu thập từ web, e-mail hoặc truyền fax. Tài liệu giấy đang được chuyển đổi sang dạng điện tử bằng cách sử dụng máy quét tài liệu chuyên dụng hoặc Trung tâm đa chức năng (MFC).
Giữ lại & Vứt bỏ
Trong suốt vòng đời tài liệu, E2 ECM đảm bảo người dùng chỉ làm việc với thông tin hiện tại và hiệu quả. Các chính sách có thể được thiết lập bởi người quản lý, với sự ủy quyền thích hợp, tự động hủy tài liệu để tuân thủ các chính sách xử lý hồ sơ của công ty và quy định.
Quy trình làm việc & Phê duyệt
Công cụ E2 ECM hỗ trợ cộng tác nhóm. Kiểm soát phiên bản, liên kết tài liệu, đăng ký, cảnh báo, phê duyệt tài liệu và quy trình làm việc. Đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có thể làm việc hiệu quả trong nhiệm vụ hiện tại.
Phân phối & Truy cập
Công cụ tìm kiếm mạnh mẽ E2 ECM lập chỉ mục văn bản của mọi tài liệu trước khi lưu trữ, cung cấp tìm kiếm full-text và siêu dữ liệu để người dùng có thể tìm thấy tài liệu trong vài giây. Tài liệu có thể được truy xuất qua: email, trình duyệt web, ứng dụng tìm nhanh FastFind, Microsoft Office® và SharePoint®, cổng thông tin hoặc thông qua ứng dụng của bên thứ ba.
Tính năng AVENUE ECM mở rộng đa dạng
AVENUE E2 ECM MỞ RỘNG
- Phần mềm quét tài liệu – Đã thử nghiệm trên 300 máy quét tài liệu để chuyển đổi tài liệu giấy sang PDF, có thể tìm kiếm được.
- Quyền truy cập an toàn — Sử dụng trình duyệt web Microsoft Explorer hoặc Mozilla FireFox để có quyền truy cập vào tài liệu từ mọi nơi trên thế giới.
- Di chuyển hàng loạt – Từ phần chia sẻ tệp, các ứng dụng của bên thứ ba trực tiếp vào AVENUE ECM bằng cách sử dụng “kéo và thả” hoặc nhập XML.
- Kiểm soát phiên bản – Giữ mọi người trên cùng một trang trong khi ngăn chặn việc ghi đè và xóa tệp ngẫu nhiên.
- Cấu trúc phân quyền người dùng – Chỉ những tài liệu mà người dùng có quyền phê duyệt mới được xem toàn bộ quá trình sử dụng tài liệu.
- Gắn thẻ siêu dữ liệu – Áp dụng các lược đồ siêu dữ liệu không giới hạn riêng lẻ hoặc hàng loạt. Gắn thẻ tài liệu qua các hộp thả xuống.
- Tìm kiếm Đơn giản và Phức tạp – Tìm kiếm giống như “Google” và tìm kiếm nâng cao để tìm nhanh văn bản hoặc siêu dữ liệu (lưu và sử dụng lại các tìm kiếm).
- Báo cáo – Tận dụng sức mạnh của Dịch vụ báo cáo SQL để cung cấp khả năng khai thác siêu dữ liệu không giới hạn.
- Tích hợp với các Ứng dụng khác – Tính năng cho phép tích hợp dễ dàng với các ứng dụng kinh doanh khác. API dịch vụ web được tài liệu hóa đầy đủ để di chuyển tài liệu giữa các hệ thống.
- Liên kết tài liệu – Liên kết các tài liệu, cho phép người dùng liên kết và sắp xếp các tệp theo nhóm logic.
- Nhận dạng quang học OCR và Indexing — Chuyển đổi các tệp đã quét thành tài liệu có thể chỉnh sửa và tìm kiếm được.
- Thư mục đã xem – Di chuyển tệp điện tử vào thư viện, từ các thư mục cục bộ hoặc mạng.
- Đăng ký tài liệu – E2 ECM cho phép người dùng đăng ký và được thông báo về các chỉnh sửa hoặc phiên bản mới đối với tệp hoặc thay đổi đối với thư mục mà họ đã đăng ký.
Khách hàng tiêu biểu
PETROVIETNAM POWER
Áp dụng: Giải pháp quản lý tài liệu và bản vẽ AVNUE E2 ECM:
- Quản lý cấu trúc thư mục
- Quản lý hồ sơ đấu thầu:
- Quản lý phiên bản tài liệu
- Quản lý lịch sử tài liệu, truy vết:
- Quản lý người dùng / phân quyền
- Quản lý các đơn vị liên quan và tình trạng tài liệu
- Quản lý thư trao đổi thiết kế, Tài liệu thiết kế, Quản lý lần chuyển giao (Transmital)
- Chức năng đọc file AutoCAD tích hợp online
- Ứng dụng cho thiết bị di động
CÔNG TY TNHH TM&SX HUY VIỆT TÂY ĐÔ
Áp dụng:
- Thiết lập quy trình phê duyệt
- Quản lý cấu trúc thư mục
- Quản lý phiên bản tài liệu
- Quản lý lịch sử tài liệu, truy vết:
- Quản lý người dùng / phân quyền
- Áp dụng Quy trình đề xuất mua sắm phòng sản xuất và Phê duyệt mua sắm
Về chúng tôi
Avenue IT Business Solutions JSC
Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ Thông tin Lộ Trình (AVENUE JSC.,) được thành lập từ năm 2003. Với nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi là nhà cung cấp và triển khai hàng đầu hiện nay về các giải pháp phần mềm trong việc Quản lý tài sản và Bảo trì bảo dưỡng thiết bị. Quản lý tài liệu. Tối ưu hoá kho và Quy trình mua sắm. Chuẩn hoá dữ liệu. Nhật ký vận hành. Quản lý dự án cùng nhiều dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật khác tại thị trường Việt Nam và quốc tế như châu Á, Bắc Mỹ và châu Âu.
AVENUE là đối tác “vàng” – IBM Gold Level Partner duy nhất của tập đoàn IBM ở Việt Nam được ủy quyền triển khai, phát triển, và hỗ trợ kỹ thuật toàn diện đối với hệ thống Maximo EAM. Chúng tôi đã tư vấn và triển khai thành công hơn 200 dự án phần mềm quản lý tài sản EAM, quản lý và số hóa tài liệu ECM và các giải pháp khác cho các công ty đầu ngành ở Việt Nam như: Dầu khí, Điện, F&B, Cảng hàng không, Phân bón…v.v.
Đối tác quốc tế
Liên hệ dùng thử ECM ngay hôm nay!
**Trang tin sản phẩm thuộc quyền sở hữu của Công ty CP Giải pháp CNTT Lộ Trình (Avenue JSC).
Công ty CP Giải Pháp CNTT Lộ Trình
Phone
Fax: +84 (0) 28-5410-1821
Thông tin điện tử
Email: info@avenue-net.com
Website: www.avenue-net.com