THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO TẠI CÁC DOANH NGHIỆP

Quản lý kho là một công việc vô cùng thách thức bởi nó được xem như hệ sinh thái đa dạng và quy trình quản lý kho cũng rất phức tạp. Nếu không thể quản lý một cách hiệu quả thì doanh nghiệp sẽ lãng phí nhiều thời gian, chi phí và nhân lực.

Theo một báo cáo bởi McKinsey & Company vào năm 2019, điểm đau của các doanh nghiệp về vấn đề kho bãi là hầu hết đều không biết chi phí thật sự mà họ nên chi là bao nhiêu. Trên thế giới, chi phí vận hành kho của các doanh nghiệp rơi vào khoảng 300 tỷ euro mỗi năm, và con số đó đang ngày càng tăng. Đồng thời, hầu hết các công ty không có phương pháp rõ ràng nào để xác định những chi phí đó.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các vấn đề phổ biến nhất mà các doanh nghiệp đang phải đối mặt và giải pháp để tối ưu hóa công tác quản lý và chi phí vận hành kho.

Các khó khăn thường gặp của doanh nghiệp là:

• Trùng lặp mã vật tư, dẫn đến chi phí tồn kho cao
• Tồn kho dư thừa hơn nhu cầu thật sự 
• Khó tìm kiếm vật tư và lãng phí thời gian tìm kiếm
• Phụ thuộc vào nhà sản xuất độc quyền do vật tư không theo quy chuẩn và thường chỉ được xác định nhờ vào mã của nhà sản xuất 
• Chi phí mua sắm cao do bị hạn chế thông tin về nhà cung cấp và thiếu cạnh tranh giá trong thầu mua sắm
• Xác định mã vật tư sai dẫn đến chậm trễ trong việc đặt hàng, làm ảnh hưởng đến công tác vận hành và bảo trì. 
• Khó khăn trong việc chia sẻ thông tin giữa các phòng ban: Phòng mua hàng, kho, vận hành và bảo trì

Bất kỳ vấn đề nào trong số này có thể chỉ ra rằng bạn đã không duy trì hồ sơ thông tin chính xác về kho vật tư của mình và cập nhật chúng một cách nhất quán. 

Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Wasp Barcode Technologies, 43% doanh nghiệp nhỏ không giám sát kho hàng hoặc sử dụng phương pháp thủ công. Một khảo sát khác của Peoplevox cho thấy 34% doanh nghiệp đã trì hoãn vận chuyển vì các sản phẩm được đề cập trong đơn đặt hàng không có trong kho. Tính toán sai lệch có thể dễ dàng xảy ra khi các quy trình kiểm kho được thực hiện với bảng tính thủ công, đôi khi các lỗi lầm này cũng có thể xảy ra do sử dụng phần mềm lỗi thời.

Những vấn đề trên gây ra rất nhiều khó khăn cho doanh nghiệp, dẫn đến hậu quả tổn thất thời gian và chi phí, làm giảm khả năng cạnh tranh và hạn chế hiệu quả vận hành trong doanh nghiệp.

Nói một cách đơn giản, các doanh nghiệp sẽ không thể cải thiện hiệu suất và chi phí kho bãi trừ khi họ có hiểu biết rõ ràng và chi tiết về nguyên nhân chính nằm ở đâu. Các bảng tính phân tích rõ ràng có thể tạo ra sự minh bạch chi phí chỉ trong vài ngày và tạo ra cơ hội cải tiến đáng kể – đặc biệt khi kết hợp với các chuyến thăm kho (xem biểu đồ dưới). 

Đừng lo lắng! eCAT hoàn toàn có thể giúp bạn điều đó. Giờ đây, doanh nghiệp bạn có thể dễ dàng tối ưu quản lý kho và giảm thiểu chi phi phí với eCAT thông qua các tính năng như:

• Lập danh mục vật tư, được tích hợp hoàn toàn vào MAXIMO 
• Hoàn toàn tương thích với các chức năng chuẩn của MAXIMO như: Intern Master, Companies, Inventory, Classifications, Asset/Spare – part
• Hỗ trợ nhiều chức năng trong quá trình thực hiện chuẩn hóa vật tư theo tiêu chuẩn quốc tế: Tạo mới vật tư, catalog tự động, phân loại vật tư, kiểm tra thông tin, tạo mã code…
• Hỗ trợ nhiều loại phân lớp, template mẫu, thư viện vật tư chuẩn.
• Nhập/xuất báo cáo trùng lặp, báo cáo tổng hợp và tối ưu hóa danh sách vật tư và đính kèm hình ảnh file
• Hỗ trợ workflow để quản lý quy trình thực hiện chuẩn hóa, xem xét và phê duyệt kết quả chuẩn hóa
• eCAT cũng có thể được triển khai như một giải pháp độc lập hoặc tích hợp với các hệ thống EAM/ERP khác

Bằng các tính năng trên, eCAT sẽ hỗ trợ doanh nghiệp bạn:

• Nâng cao kiến thức về các vật tư trong kho bao gồm thông số kỹ thuật chi tiết, hình ảnh và các nhà sản xuất.
• Loại bỏ hoặc giảm thiểu số lượng danh mục bị trùng lặp, từ đó củng cố thông tin trên toàn hệ thống để thực hiện chính xác báo cáo số liệu về tiêu thụ và số lượng vật tư thực tế, từ đó doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác số dư hiện tại so với mức Min/Max.
• Giảm thời gian để tìm kiếm mã vật tư và thời gian xác định phụ tùng thiết bị trong phần mềm. Loại bỏ hoặc giảm số lượng thời gian các kỹ sư/nhân viên bảo trì đến tận kho để tìm phụ tùng làm ảnh hưởng đến chi phí vận hành và hiệu quả công việc bảo trì.
• Liên lạc và phối hợp giữa các bộ phận vận hành, bảo trì, kho và mua sắm tốt hơn đối với các quy trình vật tư như yêu cầu vật tư, xuất/nhập vật tư, yêu cầu mua sắm, đơn hàng, nhập kho 
• Cải thiện độ chính xác khi đặt hàng phụ tùng. Đồng thời, doanh nghiệp có cơ hội lựa chọn các nhà cung cấp/sản xuất khác nhau với báo giá cạnh tranh hơn.

Đặt lịch tư vấn chuyên sâu cùng chuyên gia miễn phí ngay!

Nếu Quý khách có thêm thắc mắc nào khác về các giải pháp hoặc cần sắp xếp trình bày chi tiết hơn, vui lòng gửi email đến ly.dinh@avenue-net.com hoặc liên hệ Ms Đinh Thị Lý – 0917 303 060