Vì sao tồn kho tăng nhưng doanh nghiệp vẫn phải mua thêm vật tư?
Một nghịch lý phổ biến trong quản lý vật tư
Qua nhiều dự án chuẩn hóa dữ liệu vật tư cho các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực năng lượng, dầu khí, sản xuất và hạ tầng công nghiệp, chúng tôi thường gặp một nghịch lý khá phổ biến:
Giá trị tồn kho liên tục gia tăng theo thời gian, nhưng các đơn vị vận hành vẫn thường xuyên phát sinh yêu cầu mua mới vì không tìm thấy vật tư phù hợp trong hệ thống.
Khi hiện tượng này xảy ra, phản ứng đầu tiên thường là rà soát quy trình mua sắm, đánh giá hiệu quả quản lý kho hoặc xem xét lại chính sách tồn kho.
Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, nguyên nhân gốc rễ lại nằm ở chất lượng dữ liệu vật tư (Material Master Data).
Khi ERP không nhận diện được vật tư đang tồn tại
Trong các hệ thống ERP hoặc EAM vận hành nhiều năm, số lượng mã vật tư có thể tăng lên hàng chục nghìn hoặc hàng trăm nghìn bản ghi. Nếu không có quy chuẩn thống nhất về mô tả vật tư, cùng một vật tư có thể được tạo thành nhiều mã khác nhau.
Ví dụ:
- SKF Bearing 6205 ZZ
- Bearing SKF 6205-ZZ
- Bearing SKF 6205ZZ
- BRG SKF 6205ZZ
Hệ quả
Đối với kỹ sư bảo trì hoặc nhân sự kỹ thuật, đây là cùng một vật tư. Tuy nhiên, ERP hoặc EAM sẽ xem đây là các mã vật tư độc lập. Khi hiện tượng này diễn ra trên quy mô lớn, doanh nghiệp dần mất khả năng nhận diện chính xác những vật tư đang sở hữu.
Tác động đến tồn kho và vốn lưu động
Dữ liệu vật tư thiếu chuẩn hóa không chỉ là vấn đề CNTT. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và hiệu quả sử dụng vốn. Một số hệ quả thường gặp gồm:
Mua sắm trùng lặp
Vật tư đã tồn tại trong hệ thống nhưng không được nhận diện, dẫn đến việc phát sinh các yêu cầu mua mới không cần thiết.
Tồn kho dư thừa
Nhiều mã vật tư tương đương được lưu trữ song song, làm gia tăng lượng tồn kho chậm luân chuyển và vật tư dư thừa.
Sai lệch dữ liệu hoạch định
Các hoạt động Inventory Optimization, Min-Max Planning, Spare Parts Management và Demand Forecasting đều phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu đầu vào.
Gia tăng chi phí vốn
Nguồn vốn tiếp tục bị khóa trong lượng vật tư mà doanh nghiệp thực tế đã sở hữu nhưng chưa khai thác hiệu quả.
Bài học từ các dự án chuẩn hóa dữ liệu vật tư
Một trong những bài học quan trọng mà chúng tôi rút ra là: Tối ưu tồn kho không phải lúc nào cũng bắt đầu bằng việc giảm tồn kho. Trong nhiều trường hợp, nó bắt đầu bằng việc chuẩn hóa dữ liệu vật tư.
Khi Material Master Data được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể:
Nhận diện vật tư trùng lặp
Tăng khả năng tìm kiếm và tái sử dụng vật tư hiện hữu
Nâng cao độ tin cậy của dữ liệu ERP/EAM
Hỗ trợ các chương trình Inventory Optimization và Spare Parts Rationalization
Cải thiện hiệu quả sử dụng vốn lưu động
Material Cataloguing và Data Governance ngày càng trở nên quan trọng
Trong bối cảnh doanh nghiệp đẩy mạnh chuyển đổi số, dữ liệu vật tư không còn chỉ là dữ liệu vận hành.
Nó đang trở thành một tài sản chiến lược.
Việc xây dựng tiêu chuẩn mô tả vật tư, phân loại vật tư, kiểm soát tạo mới và duy trì chất lượng Material Master Data là nền tảng để ERP, SAP, IBM Maximo và các hệ thống quản trị khác phát huy đúng giá trị.
Đó cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp đầu tư vào các chương trình Material Cataloguing và Master Data Governance nhằm xây dựng một nguồn dữ liệu thống nhất, chính xác và đáng tin cậy cho toàn doanh nghiệp.
Trao đổi cùng chuyên gia
Kết nối với chuyên gia AVENUE để cùng thảo luận về những thách thức của bạn và tìm ra giải pháp phù hợp nhất